Uso do sistema ABCD para gestão de arquivo

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Como o ABCD ajudou a Biblioteca Legislativa da Câmara Municipal de São Bernardo do Campo (CMSBC) a gerenciar seu arquivo no CEDOC.

A princípio, os livros, periódicos e artigos eram cadastrados no software Biblivre. Mas devido principalmente a ausência de personalização das bases na plataforma, o responsável técnico da CMSBC optou por um sistema mais flexível e ainda assim livre: o ABCD.

 

O projeto arquivo

As bases bibliográficas, anteriormente no Biblivre, foram migradas para o ABCD, portanto não houve perda dos quase 2.000 registros cadastrados.

Ao mesmo tempo que o projeto da biblioteca era efetuado, surgiu ainda a demanda para o centro de documentação da Secretaria Legislativa.

A fim de possibilitar o gerenciamento das caixas, pastas, documentos e processos arquivados, desenvolvemos a base de arquivo. Todos os registros das caixas que estavam numa planilha do Excel foram importados, evitando o retrabalho da equipe da Câmara.

 

Resultado: saldo positivo

Como resultado da implantação do ABCD, os diversos sistemas para controle de arquivo, foram descontinuados. O que gerou economia para a Secretaria não apenas financeira, como também de tempo da equipe que realizava a manutenção.

Os usuários também foram beneficiados através do site de pesquisa que permite a visualização das informações sem acionar o arquivo físico. Além da pesquisa, o módulo de circulação auxilia na necessidade de controlar o empréstimo das pastas e caixas.

Por fim, a aplicação da tabela de temporalidade e do controle de descarte provaram que o ABCD também pode ser um software de gestão para centros de documentação.

Biblioteca e arquivo da Câmara SBC
A biblioteca e o Arquivo da CMSBC

Também quer mudar de sistema ou informatizar seu arquivo? Para saber mais como migrar do Biblivre para o ABCD, entre em contato conosco!

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