Como o ABCD ajudou a Biblioteca Legislativa da Câmara Municipal de São Bernardo do Campo (CMSBC) a gerenciar seu arquivo no CEDOC.
A princípio, os livros, periódicos e artigos eram cadastrados no software Biblivre. Mas devido principalmente a ausência de personalização das bases na plataforma, o responsável técnico da CMSBC optou por um sistema mais flexível e ainda assim livre: o ABCD.
O projeto arquivo
As bases bibliográficas, anteriormente no Biblivre, foram migradas para o ABCD, portanto não houve perda dos quase 2.000 registros cadastrados.
Ao mesmo tempo que o projeto da biblioteca era efetuado, surgiu ainda a demanda para o centro de documentação da Secretaria Legislativa.
A fim de possibilitar o gerenciamento das caixas, pastas, documentos e processos arquivados, desenvolvemos a base de arquivo. Todos os registros das caixas que estavam numa planilha do Excel foram importados, evitando o retrabalho da equipe da Câmara.
Resultado: saldo positivo
Como resultado da implantação do ABCD, os diversos sistemas para controle de arquivo, foram descontinuados. O que gerou economia para a Secretaria não apenas financeira, como também de tempo da equipe que realizava a manutenção.
Os usuários também foram beneficiados através do site de pesquisa que permite a visualização das informações sem acionar o arquivo físico. Além da pesquisa, o módulo de circulação auxilia na necessidade de controlar o empréstimo das pastas e caixas.
Por fim, a aplicação da tabela de temporalidade e do controle de descarte provaram que o ABCD também pode ser um software de gestão para centros de documentação.
Também quer mudar de sistema ou informatizar seu arquivo? Para saber mais como migrar do Biblivre ou de outro software para o ABCD, entre em contato conosco!